古い引き継ぎメモを残すとき｜今日の連絡と分けて表示する

いつまで必要なメモかを見分ける

物の置き場所のように続けて使う情報と、その日の帰宅予定のように期限がある情報を分けます。内容の先頭に日付を付けると、後から読んだ人がいつの話か確認できます。

消す前に、まだ対応が残っていないか確認する

相手が引き受ける予定だった用事は、終わったかを確認します。残しておく必要がある経緯なら、現在の引き継ぎ欄から過去の保管先へ分ける方法もあります。保管できる場所は使っている道具に合わせて選びます。

前日の帰宅予定が残っている場合

「帰宅は19時」のようなメモが翌日も残ると、今日の予定だと読まれることがあります。終わった予定なら現在の連絡欄から外し、残す必要があれば日付を付けて過去の内容だと分かる場所へ移します。「昨日の買い物をお願い」のように対応が残る依頼は、完了を確認してから整理します。

用品の場所など継続して使う情報は、そのまま消さず最新の場所かを確かめます。その日の連絡と共通の案内を分ければ、毎回同じ説明の中から変更点を探さずに済みます。

誰が整理するかを決める

書いた人が毎回すべて片付ける必要はありませんが、担当なしのままだと古い内容が残りがちです。交代時に今の担当と次の担当で未完了を確認し、誰が更新するかを決めます。整理した後もすぐ必要な変更は直接伝えてください。未確定の予定を残す場合は確認待ちメモの書き方が使えます。